I. Tujuan SOP ini bertujuan untuk memastikan pengelolaan administrasi kantor dilakukan dengan tertib, efisien, dan sesuai dengan standar yang ditetapkan perusahaan. Proses ini bertujuan untuk mempermudah pencatatan, pengelolaan, dan penyimpanan dokumen-dokumen penting.
II. Ruang Lingkup SOP ini berlaku untuk seluruh karyawan yang terlibat dalam pengelolaan administrasi kantor, termasuk bagian administrasi, keuangan, dan HRD.
III. Prosedur
- Penerimaan Surat dan Dokumen a. Semua surat yang diterima di kantor harus segera dicatat dalam buku agenda penerimaan surat. b. Surat yang diterima kemudian diparaf oleh petugas penerima dan diteruskan kepada bagian terkait untuk diproses lebih lanjut. c. Surat yang ditujukan untuk pihak luar harus dicatat dalam buku pengiriman surat dengan nomor surat keluar, tanggal, dan tujuan pengiriman.
- Pengelolaan Dokumen Keuangan a. Semua transaksi keuangan perusahaan, baik penerimaan maupun pengeluaran, harus dicatat dengan rinci dalam buku kas. b. Bukti transaksi seperti kuitansi, nota, dan faktur harus disimpan dengan rapih dan dikelompokkan sesuai dengan jenis pengeluarannya. c. Laporan keuangan bulanan harus disusun dan diajukan kepada manajemen untuk dievaluasi.
- Penyimpanan Dokumen a. Semua dokumen penting, baik surat masuk, surat keluar, maupun dokumen keuangan, harus disimpan dengan sistematis. b. Dokumen harus dibedakan berdasarkan jenisnya (surat, keuangan, legal, dll.) dan disusun berdasarkan urutan tanggal. c. Penyimpanan dilakukan dalam lemari arsip yang terkunci untuk menghindari kerusakan atau kehilangan dokumen.
- Pengelolaan Arsip a. Arsip yang sudah tidak diperlukan lagi untuk jangka panjang dapat dipindahkan ke gudang arsip perusahaan. b. Arsip yang tidak lagi memiliki nilai guna dapat dihancurkan setelah mendapatkan izin dari pihak manajemen.
- Penyusunan Laporan a. Setiap akhir bulan, bagian administrasi harus menyusun laporan administrasi yang mencakup pengelolaan surat, dokumen keuangan, dan arsip. b. Laporan tersebut kemudian diajukan kepada manajemen untuk mendapatkan persetujuan atau evaluasi lebih lanjut.
IV. Tanggung Jawab
- Petugas penerima surat bertanggung jawab untuk mencatat dan mendistribusikan surat masuk.
- Bagian keuangan bertanggung jawab untuk mencatat transaksi keuangan dan menyusun laporan keuangan.
- Semua karyawan bertanggung jawab atas pengelolaan arsip dan dokumen yang ada di departemennya masing-masing.
V. Penutupan SOP ini harus diterapkan secara konsisten untuk memastikan proses administrasi kantor berjalan dengan lancar, tertib, dan sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Semua pihak diharapkan untuk mematuhi prosedur yang tercantum dalam SOP ini demi kelancaran operasional kantor.